A preparação inadequada de uma assembleia condominial é um dos principais erros que podem causar sérias consequências. Muitas vezes, síndicos e administradores não dão a devida atenção à organização e planejamento, resultando em pautas mal definidas e decisões tomadas de forma apressada.
Sem um roteiro claro, os assuntos podem ser discutidos de maneira desordenada, levando à perda de tempo e descontentamento entre os condôminos. O que muitos não percebem é que a falta de organização pode causar impugnações de decisões e até processos judiciais, o que significa custos elevados para o condomínio.
Uma assembleia bem organizada deve começar com a definição clara dos tópicos a serem abordados, a convocação precisa dos condôminos e a garantia de que todos os participantes tenham conhecimento prévio dos temas. Quando isso não ocorre, o risco de equívocos que afetem financeiramente o condomínio aumenta exponencialmente.
O segundo erro, que pode ser devastador, está relacionado às convocações feitas de forma incorreta. Deixar de seguir as regras estabelecidas na convenção condominial ou na legislação para convocar uma assembleia pode anular completamente as decisões tomadas durante a reunião.
Convocações fora do prazo, ausência de informações sobre os itens a serem discutidos ou a não convocação de todos os condôminos são falhas que podem gerar contestações e litígios. Em casos mais graves, decisões que envolvem grandes gastos, como reformas ou obras, podem ser anuladas, trazendo prejuízos financeiros imensos.
Esse erro, além de causar dor de cabeça para os administradores, pode criar um ambiente de desconfiança entre os condôminos, prejudicando a harmonia no condomínio. Portanto, garantir que todas as convocações sigam rigorosamente as regras evita problemas futuros e protege o condomínio de grandes perdas.
Muitos administradores e síndicos caem no erro de não dar atenção ao quórum necessário para aprovar determinadas decisões. Esse é um erro fatal, já que pode invalidar as deliberações da assembleia, mesmo que tenham sido aprovadas pelos presentes.
Dependendo da decisão, como aprovações financeiras, alterações estruturais ou mudanças no regimento interno, diferentes quóruns são exigidos pela lei. Desconsiderar essas exigências pode resultar em nulidades processuais e, novamente, colocar o condomínio em uma situação delicada e financeiramente vulnerável.
O quórum é um fator que deve ser checado minuciosamente antes de qualquer votação. Em situações onde o quórum não é atingido, é melhor adiar a decisão do que correr o risco de aprovações ilegais, que podem ser questionadas judicialmente. A pressa é inimiga da segurança jurídica, especialmente em assembleias condominiais.
Outro erro extremamente comum é a falta de clareza nas deliberações durante a assembleia. Quando as decisões não são redigidas de forma clara, precisa e objetiva, abre-se uma brecha para mal-entendidos e interpretações equivocadas.
Por exemplo, aprovações de obras, gastos ou mudanças no regulamento do condomínio devem ser registradas de maneira transparente, com todos os detalhes relevantes. O que exatamente foi decidido? Qual é o prazo? Qual o custo envolvido? Quem é o responsável pela execução? Sem essas respostas claras, as decisões podem ser contestadas, levando a disputas internas e, mais uma vez, aumentando o risco de litígios e custos inesperados.
Manter a clareza e transparência não só evita problemas jurídicos, mas também reforça a confiança entre os condôminos. Todos devem ter certeza do que foi decidido e das implicações dessas decisões. Quando as deliberações são vagas, o caminho para o caos administrativo e financeiro é curto.
Por fim, um erro que pode gerar grandes dores de cabeça para o síndico é não respeitar o direito de voz e voto dos condôminos. Todos os proprietários têm o direito de participar das assembleias, expressar suas opiniões e votar nas questões em pauta. Negar esse direito pode resultar em ações judiciais contra o condomínio.
Se, por exemplo, um condômino é impedido de votar por estar inadimplente, é necessário seguir corretamente o que diz a legislação. Não é permitido impedir o voto em todas as situações, e fazer isso de forma errada pode anular as decisões da assembleia. Esse tipo de erro pode levar à necessidade de novas assembleias, mais custos e até ações de indenização.
Respeitar a participação de todos, inclusive dos inadimplentes, dentro das limitações legais, é crucial para manter a harmonia no condomínio. O não cumprimento desse direito gera um clima de insatisfação e pode resultar em processos onerosos, além de desestruturar a administração condominial.